1. INLEIDING

Als gevolg van de GDPR wetgeving (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION) die in werking is getreden op 25 mei 2018, moet ook iedere VME en haar syndicus kunnen aantonen hoe, waar en waarom zij persoonsgegevens verwerkt. Bovendien moet zij kunnen aantonen dat zij deze gegevens niet langer bijhoudt dan noodzakelijk en dat zij het nodige doet ter beveiliging van deze gegevens.

Net zoals de naam, het adres, het email adres, het telefoonnummer of andere contactgegevens, zijn ook de financiële informatie (openstaande schuld, rekeningnummer, enz.) van en over een natuurlijke persoon, gegevens over zijn kavel, het aandeel van deze kavel in de mede-eigendom, evenzeer persoonsgegevens.

Behalve gegevens van mede-eigenaars, kunnen ook persoonsgegevens van andere natuurlijke personen wordt verwerkt. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan werknemers van de VME, bewoners, bezoekers, leveranciers en aannemers voor de VME, en alle personen die om gelijk welke reden in contact treden met de VME of één van haar organen. We zijn er ons van bewust dat deze gegevens allen onder het toepassingsgebied van de GDPR vallen en dat deze bijgevolg niet vrij uitwisselbaar zijn.

De privacy policy van VME Residentie Wellington is permanent en vrij consulteerbaar op het publiek toegankelijk gedeelte van haar website www.wellingtondepanne.be, bijgevolg wordt aangenomen dat iedere gebruiker van deze website kennis heeft genomen van de inhoud van deze privacy policy en de inhoud ervan aanvaardt.

Afhankelijk van wijzigende wetgeving en verbeterende inzichten over deze regelgeving bij de opstellers van deze policy, kan het gebeuren dat in de toekomst deze privacy policy wordt aangepast of bijgewerkt. De meest recente versie is steeds terug te vinden op de website van onze VME.

Deze privacy policy werd opgesteld door de raad van mede-eigendom van onze VME.

 

2. WIE VERWERKT DE PERSOONSGEGEVENS ?

Van rechtswege, en mede door haar bezit van rechtspersoonlijkheid, wordt de VME aangeduid als verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt voor elke verwerking van gegevens die door haar organen ten behoeve van haar gebeuren.

De gegevens van de VME zijn : VME Residentie Wellington, Hendrik Consciencelaan 3 te 8660 De Panne, KBO 0833.535.153, residentiewellington@gmail.com .

In werkelijkheid zijn het dus de organen en/of de leden van de VME die op één of andere manier uw persoonsgegevens zullen verwerken. Deze organen zijn de syndicus, de raad van mede-eigendom, de commissaris van de rekeningen of college van commissarissen van de rekeningen alsook de algemene vergadering en de individuele mede-eigenaar. De organen van de VME kunnen op hun beurt uw persoonsgegevens laten verwerken door zogenaamde sub-verwerkers, waarmee door hen in principe een verwerkersovereenkomst wordt afgesloten.

 

De syndicus van onze VME wordt geacht, voor wat haar eigen interne werking als vennootschap betreft, persoonsgegevens te verwerken of te laten verwerken conform de GDPR regelgeving.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT ?

Voor wat betreft de mede-eigenaars, zijn dit de naam, adresgegevens, contactgegevens (bijvoorbeeld telefoon, email-adres), gegevens over de toebehorende kavel, aandeel van de kavel in de mede-eigendom, bankrekeningnummer, bijdrage in de kosten, schuld aan de VME, betalingshistoriek, invorderingsdossier, communicatie door en met de mede-eigenaar, aanwezigheden en stemresultaten op AV of BAV, eventuele tussenkomsten naar aanleiding van of tijdens AV of BAV, gegevens over de zakelijke of persoonlijke rechten betreffende de toebehorende kavel, enz.

Over het personeel van de VME worden naast de naam en de adres- en contactgegevens, alle gegevens verwerkt die te maken hebben met de arbeidsrelatie zoals de arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement en uurrooster, bankgegevens, loongegevens, en alle communicatie door en met de werknemer.

Over elke andere natuurlijke persoon die op één of andere reden en wijze in contact treedt met de VME of haar organen, worden de naam, de adres- en contactgegevens en de context van het contact verwerkt.

Over om het even welke persoon die de gemene delen van de Residentie Wellington betreedt, kunnen camerabewakingsbeelden worden bijgehouden, afhankelijk van waar men zich begeeft in deze gemene delen. De aanwezigheid van bewakingscamera's in het gebouw wordt aangeduid met een pictogram ter hoogte van elke ingang van het gebouw.

In geen geval worden gegevens verwerkt, gedeeld of gebruikt anders dan strikt nodig in het kader van het maatschappelijk doel van de VME nl. het beheer van haar residentie. De syndicus mag dus uw persoonsgegevens als mede-eigenaar niet aanwenden voor doeleinden die kaderen in haar activiteiten als vastgoedmakelaar of dergelijke, tenzij u hiervoor aan hem uitdrukkelijk toestemming voor geeft, wat dan niets meer te maken heeft met de werking van onze VME.

 

4. VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP WELKE JURIDISCHE BASIS WORDEN DE PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT ?

Voor de VME worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt, enkel en alleen voor de hierna omschreven doeleinden :

- Om het beheer van de residentie te kunnen uitvoeren, zoals wettelijk voorzien ;

- Om correct de dienstverlening te kunnen vervullen die van een syndicus en de andere organen worden verwacht ;

- In het geval van camerabewakingsbeelden, om daders van inbreuken zoals vandalisme, schade, ordeverstoring, extreme bevuiling en veiligheidsissues te kunnen achterhalen ;

- Om op een snelle en voor elke mede-eigenaar prijsvoordelige manier de nodige communicatie te kunnen voeren die nodig is in het kader van het beheer van de residentie ;

- Om desgevallend elke medewerking te kunnen verlenen aan verzoeken die gesteld worden door de diverse overheden aangaande uw persoon en/of uw kavel.

Vermits het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens kaderen in het uitvoeren van een overeenkomst nl. het beheer van de residentie en mede het vervullen van de daaruit afgeleide wettelijke formaliteiten, is uw voorafgaande toestemming in geen geval vereist om uw gegevens te mogen verwerken.

 

 

 

5. HOE WORDEN DE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD ?

De wijze van verzamelen en verwerken van uw gegevens is erop gericht om snel, efficiënt en goedkoop met u in contact te treden en u de nodige informatie te bezorgen die nodig is in het kader van het beheer van de residentie en de VME.

Het verzamelen van de persoonsgegevens gebeurt zowel via gegevensdragers op papier als via digitale gegevensdragers. De persoonsgegevens kunnen eventueel door uzelf aangeleverd worden via uw briefwisseling per post of emailverkeer, contactformulieren op de website van de VME of de website van de syndicus, maar ook via papieren invulformulieren. Verder worden uw persoonsgegevens heel vaak aangeleverd door derden zoals bijvoorbeeld vastgoedmakelaars en notarissen bij een overdracht van een kavel, interimkantoren en sociale secretariaten in geval van personeelsadministratie, verzekeringsmaatschappijen in geval van schadeproblematiek, advocaten en gerechtsdeurwaarders in geval van geschillenafhandeling, enz. In het geval van camerabeelden, worden deze uitsluitend verkregen middels de in de gemene delen van het gebouw vast opgestelde bewakingscamera's die voldoende zijn aangeduid door pictogrammen.

Ongeacht de wijze van inzameling of de oorsprong van de ingezamelde persoonsgegevens, wordt gestreefd om deze gegevens zoveel als mogelijk digitaal te verwerken en te bewaren. Zo zijn de organen van de VME permanent bezig om een zo efficiënt mogelijke digitale databank voor en door de VME uit te bouwen, die erop gericht is zo transparant mogelijk met gegevens over de VME en haar werking om te gaan, met respect voor de privacywetgeving.

 

6. MET WIE WORDEN DE PERSOONSGEGEVENS GEDEELD ?

 

De persoonsgegevens kunnen in de eerste plaats gedeeld worden met alle leden van de algemene vergadering en intern met de personen die deel uitmaken van de organen van de VME om intern te worden verwerkt en bewaard.

Eveneens kunnen gegevens gedeeld worden met alle dienstverleners die opdrachten voor de VME of haar residentie uitvoeren in opdracht van de syndicus, alsook de syndicus haar medewerkers.

Indien bepaalde overheden in het kader van fiscale – gerechtelijke onderzoekverrichtingen of dergelijke hier uitdrukkelijk om verzoeken, kan er ook met hen persoonsgegevens gedeeld worden.

In het kader van invorderingen of geschillenprocedures kunnen deze gegevens gedeeld worden met advocaten, gerechtsdeurwaarders of verzekeringsmaatschappijen.

Met personen of bedrijven die instaan voor het installeren, onderhouden en beveiligen van computersystemen, netwerken, digitale gegevensdragers, websites, en zo meer, worden logischerwijs eveneens gegevens gedeeld.

 

Er wordt in het bijzonder rekening gehouden met Advies nr. 22/2008 van 11 juni 2008 (Bron : https://www.privacycommission.be/) nl. “Advies uit eigen beweging over bepaalde toepassingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens bij gedwongen mede-eigendom (Dossier A/2008/019)”.

 

In geen geval worden persoonsgegevens gratis of mits vergoeding in het kader van verkoops- of marketingdoeleinden of dergelijke ter beschikking gesteld.

 

In het geval de VME wenst samen te werken met een andere syndicus, dan dient erop toegezien te worden dat de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de persoonsgegevensverwerking gewaarborgd blijven.

 

De persoonsgegevens worden in principe binnen de EER bewaard, en worden niet overgebracht naar landen buiten de EER.

 

7. HOE LANG WORDEN DE PERSOONSGEGEVENS BEWAARD ?

 

De VME zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze gegevens verzameld worden.

Niettegenstaande de algemeen gekende termijnen voor het bijhouden van de boekhouding en verantwoordingsstukken (7 jaar), contractuele aansprakelijkheid (10 jaar), voorziet de wet op de mede-eigendom in het bijzonder het bijhouden van het register van verslagen van de algemene vergaderingen minstens tot na de ontbinding van de VME.

Specifiek voor het bijhouden van camerabewakingsbeelden geldt een termijn van uiterlijk 1 maand.

Verder is het geen optie om persoonsgegevens te wissen gedurende minstens de duurtijd dat iemand lid is van de algemene vergadering, tewerkgesteld is door de VME, tijdens de looptijd van een eventuele andere contractuele verbintenis, tijdens het afhandelen van geschillen, en zo meer.

 

 

8. HOE WORDEN DE PERSOONLIJKE GEGEVENS BEVEILIGD ?

 

De VME en haar organen hanteren strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

De VME neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals antivirus, firewalls, toegangscontroles, selectie van externe gegevensverwerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies, of openbaarmaking van persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het geval dat persoonsgegevens onder controle van de VME worden gecompromitteerd door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal de VME onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via passende maatregelen. Indien nodig, zal de VME u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving.

 

 

9. WAT ZIJN UW RECHTEN IN HET GEVAL DAT DE VME UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKT ?

 A. RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, BEPERKING, WISSING, OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS EN VAN BEZWAAR

In algemene termen hebt u volgende rechten, waar evenwel kan worden van afgeweken, indien hier technische en/of legitieme motieven voor zijn :

-              Recht van inzage : U heeft recht van inzage tot de persoonsgegevens die de VME van u verwerkt.

-              Recht van verbetering : U heeft recht van verbetering indien u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.

-              Recht van beperking : U heeft recht op beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens indien voldaan is aan een aantal geldende wettelijke bepalingen.

-              Recht op wissen van gegevens : U heeft ten allen tijde de mogelijkheid uw persoonsgegevens te laten wissen, mits daarvoor voldaan is aan de wettelijke bepalingen hiervoor. Hierbij dient gelet te worden op bijvoorbeeld de wettelijke verplichting de boekhouding minimaal 7 jaar bij te houden, waardoor het recht op wissen onmogelijk is tot minstens 7 jaar na overdracht van uw kavel of tot na afhandeling van eventuele invorderingen en geschillenprocedures waarbij in geen geval kan sprake zijn van het wissen van bewijsmateriaal.

-              Recht op overdraagbaarheid : Voor zover dit toepasselijk en technisch uitvoerbaar is, hebt u het recht op de overdracht van de persoonsgegevens die door de VME verwerkt worden.

-              Bezwaar tegen gegevensverwerking : U heeft het recht ten allen tijde bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking door de VME. De VME zal dan de verwerking van uw gegevens stoppen, tenzij er kan aangetoond worden – ingevolge de wettelijke bepalingen – dat er dwingende legitieme gronden bestaan voor verdere verwerking, die zwaarder wegen dan uw rechten.

-              Bezwaar tegen gegevensverwerking bij de rechtsgrondslag “gerechtvaardigd belang” : U heeft het recht ten allen tijde bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking door de VME, voor zover deze berust op de rechtsgrondslag gerechtvaardigd belang. De VME zal dan de verwerking van uw gegevens staken, tenzij zij – conform de wettelijke bepalingen – dwingende legitieme gronden voor verdere verwerking kan aantonen, die zwaarder wegen dan uw rechten.

-              Intrekking van de toestemming : Voor zover u aan de VME toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze ten allen tijde met wijzigende gevolgen voor de toekomst herroepen. De rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens tot aan de herroeping staat hier los van.

 B. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

 

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u de VME steeds contacteren op één van volgende manieren :

 

- Door het versturen van een e-mail naar de syndicus met daarbij gevoegd een kopie van uw identiteitskaart ;

- Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar de syndicus ;

- Door een bericht te versturen via een contactformulier op de website van de VME.

 

Het staat u altijd vrij een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, door het versturen van een brief per post naar Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of door een email te verzenden via contact@apd-gba.be .

 

10. CONTACT

Voor verdere toelichting en uw suggesties over GDPR, kan u steeds contact opnemen via residentiewellington@gmail.com .

 

Deze privacyverklaring werd laatst bijgewerkt op 28/10/2021, Copyright © 2020.