1. INTRODUCTION

Suite à la législation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), entrée en vigueur le 25 mai 2018, chaque ACP et son syndic doivent également pouvoir prouver comment, où et pourquoi se fait le traitement de données personnelles. En outre, on doit être en mesure de démontrer qu'on ne conserve pas ces données plus longtemps que nécessaire et qu'on fait ce qui est nécessaire pour protéger ces données.

Tout comme le nom - l'adresse - l'adresse e-mail -  le numéro de téléphone ou d'autres coordonnées, les informations financières (encours de dette, numéro de compte, etc.) d'une personne physique et à son sujet - des informations sur sa parcelle - les quotités de cette parcelle dans la copropriété, sont aussi des données personnelles.

En plus des données des copropriétaires, les données personnelles d'autres personnes physiques peuvent également être traitées. Cela inclut, par exemple, les employés de l’ACP, les résidents, les visiteurs, les fournisseurs et les entrepreneurs pour l’ACP, et toutes les personnes qui entrent en contact avec l’ACP ou l'un de ses organes pour quelque raison que ce soit. Nous sommes conscients que ces données entrent toutes dans le champ d'application du RGPD et qu'elles ne sont donc pas librement interchangeables.

La politique de confidentialité de l’ACP Résidence Wellington est permanente et librement consultable dans la partie accessible au public de son site internet www.wellingtondepanne.be, par conséquent il est supposé que chaque personne qui consulte ce site internet a pris connaissance du contenu de cette politique de confidentialité et l’accepte donc.

En fonction de l'évolution de la législation et de l'amélioration de la compréhension de ces réglementations par les auteurs de cette politique, il peut arriver que cette politique de confidentialité soit ajustée ou mise à jour à l'avenir. La version la plus récente se trouve toujours sur le site internet de notre ACP.

Cette politique de confidentialité a été rédigée par le conseil de copropriété de notre VME.

 

2. QUI TRAITE LES DONNÉES PERSONNELLES ?

L’ACP est désigné par la loi, et en partie grâce à sa personnalité juridique, comme responsable du traitement. Cela s'applique à tout traitement de données effectué par ses organes à son profit.

Les coordonnées de l’ACP sont : VME Residentie Wellington, Hendrik Consciencelaan 3, 8660 De Panne, BCE 0833.535.153, residentiewellington@gmail.com .

Donc en réalité ce sont les organes et/ou les membres de l’ACP qui traiteront vos données personnelles d'une manière ou d'une autre. Ces organes sont le syndic, le conseil de copropriété, le commissaire aux comptes ou le collège des commissaires aux comptes ainsi que l’assemblée générale et le copropriétaire individuel. Les organes de l’ACP peuvent à leur tour faire traiter vos données personnelles par des soi-disant sous-traitants ultérieurs, avec lesquels, en principe, un contrat de sous-traitance est conclu par eux.

Le syndic de notre ACP est supposé, en ce qui concerne son propre fonctionnement interne en tant qu'entreprise, de traiter les données personnelles ou les faire traiter conformément à la réglementation RGPD.

3. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES SONT TRAITÉES ?

Quant au copropriétaire, ce sont les coordonnées (par exemple le nom, adresse, téléphone, adresse e-mail), des informations sur sa parcelle, les quotités de cette parcelle dans la copropriété, numéro de compte bancaire, contribution aux frais, dettes envers l’ACP, historique des paiements, dossier de recouvrement, communication par et avec le copropriétaire, présence et résultats des votes sur AG ou AGE, toute intervention à l’approche ou pendant ou après une AG ou AGE, des informations sur un droit personnel ou un droit réel immobilier concernant une parcelle lui appartenant , etc.

Concernant le personnel de l’ACP, en plus des coordonnées (nom, adresse, téléphone, adresse e-mail), toutes les données liées à la relation de travail telles que le contrat de travail, les règles et horaires de travail, les coordonnées bancaires, les données salariales et toutes les communications par et avec l'employé sont traitées.

Pour toute autre personne physique qui entre en contact avec l’ACP ou ses organes pour quelque raison et manière que ce soit, les coordonnées (nom, adresse, téléphone, adresse e-mail) et le contexte du contact sont traités.

Toute personne entrant dans les espaces communs de la Résidence Wellington peut être soumise à des images de vidéosurveillance, selon l'endroit où elle se trouve dans ces espaces communs. La présence de caméras de surveillance dans le bâtiment est signalée par un pictogramme à chaque entrée du bâtiment.

En tout état de cause, aucune donnée n'est traitée, partagée ou utilisée autrement que strictement nécessaire aux fins de l'objet social de l’ACP à savoir la gestion de sa résidence. Le syndic ne peut donc pas utiliser vos données personnelles en tant que copropriétaire à des fins qui relèvent de ses activités d'agent immobilier ou similaire, sauf si vous lui en donnez explicitement l'autorisation, ce qui n'a alors rien à voir avec le fonctionnement de notre ACP.

 

4. À QUELLES FINS ET SUR QUELLE BASE JURIDIQUE LES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES UTILISÉES?

Les données personnelles sont collectées et traitées pour le VME, uniquement aux fins décrites ci-dessous :

- Pour pouvoir gérer la résidence, tel que prévu par la loi ;

- Pour être capable de fournir correctement les services attendus d'un syndic et des autres organes ;

- Dans le cas des images de vidéosurveillance, pour pouvoir retracer les auteurs d'infractions telles que le vandalisme, les dégradations, le trouble à l'ordre public, la pollution extrême et les problèmes de sécurité ;

- Afin de pouvoir réaliser la communication nécessaire à la gestion de la résidence de manière rapide et économique pour chaque copropriétaire ;

- Afin de pouvoir apporter toute coopération aux demandes des différentes autorités concernant votre personne et/ou votre parcelle.

Étant donné que la collecte et le traitement de vos données personnelles font partie de l'exécution d'un contrat, à savoir la gestion de la résidence ainsi que l'accomplissement des formalités légales qui en découlent, votre consentement préalable n'est en aucun cas requis pour traiter vos données.

 

 

 

5. COMMENT LES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

La méthode de collecte et de traitement de vos données a pour but de vous contacter rapidement, efficacement et à moindre coût et de vous fournir les informations nécessaires à la gestion de la résidence et de l’ACP.

La collecte des données personnelles se fait à la fois via des supports de données papier et via des supports de données électroniques. Les données personnelles peuvent éventuellement être fournies par vous-même via votre correspondance par courrier ou e-mail, par formulaire de contact sur le site internet de l’ACP ou le site internet du syndic, mais aussi via des formulaires papier. De plus, vos données personnelles sont très souvent fournies par des tiers tels que, par exemple, des agents immobiliers et des notaires lors du transfert d'une parcelle, par les bureaux intérimaires et les secrétariats sociaux en cas d'administration du personnel, les compagnies d'assurance en cas de dommages, les avocats et les huissiers en cas de règlement des différends, etc. Dans le cas des images caméras, celles-ci sont obtenues exclusivement au moyen de caméras de surveillance fixes et installées en permanence dans les parties communes du bâtiment, suffisamment signalées par des pictogrammes.

Quelle que soit la méthode de collecte ou l'origine des données personnelles collectées, le but est de traiter et de stocker autant que possible ces données numériquement. Par exemple, les organes de l’ACP travaillent constamment à développer une base de données numérique aussi efficace que possible pour et par le VME, qui vise à être aussi transparent que possible avec les données sur l’ACP et son fonctionnement, dans le respect de la législation sur la vie privée et la protection des données.

 

6. AVEC QUI LES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES PARTAGÉES ?

 

Les données personnelles peuvent en premier lieu être partagées avec tous les membres de l'assemblée générale et en interne avec les personnes faisant partie des organes de l’ACP à traiter et à stocker en interne.

Les données peuvent également être partagées avec tous les prestataires de services qui effectuent des missions pour l’ACP ou sa résidence pour le compte du syndic, ainsi que les employés du syndic.

Si certains gouvernements le demandent explicitement dans le cadre d'enquêtes fiscales ou judiciaires, des données personnelles peuvent également être partagées avec eux.

Dans le cadre d'une procédure de recouvrement ou de contestation, ces informations peuvent être partagées avec les avocats, les huissiers de justice ou des compagnies d'assurance.

Les données sont également partagées avec des personnes ou des sociétés responsables de l'installation, de la maintenance et de la protection des systèmes informatiques, des réseaux, des supports de données numériques, des sites internet, etc.

 

Il est notamment tenu compte de l'Avis n ° 22/2008 du 11 juin 2008 (Source : https://www.privacycommission.be/) à savoir « Avis d'initiative concernant quelques applications de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel en matière de copropriété forcée (Dossier A/2008/019) ».

 

En aucun cas, des données personnelles sont mises à la disposition, ni gratuitement ni moyennant paiement, à des fins de vente ou de marketing.

 

Dans le cas où l’ACP souhaite coopérer avec un autre syndic, des précautions doivent être prises pour garantir la confidentialité et la sécurité du traitement des données personnelles.

 

Les données personnelles sont en principe stockées dans l'EEE et ne sont pas transférées vers des pays en dehors de l'EEE.

 

 

7. COMBIEN DE TEMPS LES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

 

L’ACP ne conservera pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles ces données personnelles sont collectées.

Nonobstant les délais généralement connus pour la tenue de la comptabilité et les pièces justificatives (7 ans), responsabilité contractuelle (10 ans), la loi sur la copropriété prévoit notamment la tenue du registre des rapports des assemblées générales au moins jusqu'à la dissolution de l’ACP.

Spécifiquement pour la conservation des images de surveillance par caméra, une période d'au plus 1 mois s'applique.

De plus, il n'est pas possible de supprimer des données personnelles pendant au moins la durée pendant laquelle une personne est membre de l'assemblée générale, pendant la période d'emploi par l’ACP, pendant la durée de toute autre obligation contractuelle, pendant le règlement des différends, etc.

 

8. COMMENT LES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

 

L’ACP et ses organes appliquent des normes strictes pour protéger les données personnelles sous son contrôle contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels.

L’ACP prend donc des mesures techniques et organisationnelles telles que antivirus, firewall, contrôles d'accès, sélection de processeurs de données externes et de fournisseurs, pour empêcher et détecter l'accès, la perte ou la divulgation inappropriés de données personnelles.

Dans le cas où les données personnelles sous le contrôle de l’ACP sont compromises par une violation de la sécurité des informations, l’ACP agira immédiatement pour identifier la cause d'une telle violation et prendre des mesures appropriées. Si nécessaire, l’ACP vous informera de cet incident conformément à la législation applicable.

 

9. QUELS SONT VOS DROITS EN CAS DE TRAITEMENT PAR L’ACP DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

 A. DROIT DE CONSULTATION, DE RECTIFICATION, DE RESTRICTION, DE SUPPRESSION, DE TRANSFÉRABILITÉ DES DONNÉES ET D'OBJECTION

De manière générale, vous disposez des droits suivants, auxquels on peut toutefois renoncer s'il existe des raisons techniques et/ou légitimes pour le faire :

-              Droit de consultation : Vous avez le droit de consulter les données personnelles que l’ACP traite de vous.

-              Droit de rectification : Vous avez le droit de rectification si vous constatez que vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes.

-              Droit de restriction : Vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles si un certain nombre de dispositions légales applicables sont respectées.

-              Droit de supprimer des données : Vous avez la possibilité de supprimer vos données personnelles à tout moment, à condition que les dispositions légales en la matière soient respectées. Il convient par exemple de prêter attention à l'obligation légale de tenir la comptabilité pendant au moins 7 ans, rendant le droit de suppression impossible pendant au moins 7 ans après le transfert de votre parcelle ou jusqu'à la fin du traitement de toute collecte et procédure contentieuse qui ne peut en aucun cas entraîner l'effacement de preuves.

-              Droit à la transférabilité : Pour autant que ce soit applicable et techniquement réalisable, vous avez le droit de transférer les données personnelles traitées par l’ACP.

-              Objection au traitement de données : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données par l’ACP. L’ACP cessera alors de traiter vos données, sauf s'il peut être démontré - en vertu des dispositions légales - qu'il existe des motifs légitimes impérieux de poursuivre le traitement, qui l'emportent sur vos droits.

-              Opposition au traitement des données avec la base légale “intérêt légitime” : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données par l’ACP, dans la mesure où celui-ci est fondé sur l'intérêt légitime. L’ACP cessera alors de traiter vos données, sauf s'il peut démontrer - conformément aux dispositions légales - des motifs légitimes impérieux de poursuivre le traitement, qui l'emportent sur vos droits.

 

-              Le retrait de votre consentement : Dans la mesure où vous avez autorisé l’ACP à traiter vos données personnelles, vous pouvez révoquer cela à tout moment avec des conséquences changeantes pour l'avenir. La légalité du traitement de vos données jusqu'à l'annulation en est indépendante.

 B. DROIT DE DÉPOSER UNE PLAINTE

 

Si vous avez des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours contacter l’ACP de l'une des manières suivantes :

 

- En envoyant un e-mail au syndic avec une copie de votre carte d'identité en pièce jointe ;

- En envoyant une lettre par courrier avec une copie de votre carte d'identité au syndic ;

- En envoyant un message en utilisant un formulaire de contact sur le site internet de l’ACP.

 

Vous êtes toujours libre de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, en envoyant une lettre par courrier à Autorité de protection des données, Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, ou en envoyant un e-mail à contact@apd-gba.be .

 

10. CONTACT

Pour plus d'explications et vos suggestions sur le RGPD, vous pouvez toujours nous contacter via residentiewellington@gmail.com .

 

Cette déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 28/10/2021, Copyright © 2020.